Järjekordne aasta on märkamatult läbi saamas ja peagi võime tervitada juba uut, 2023. aastat. Aasta 2022 oli meie jaoks väga töine ja teguderohke. See oli aasta, kui Agrello platvorm tegi hüppelise arengu parema e-allkirjastamise ja lepinguhalduse suunas. Nüüd saame julgelt väita, et Agrelloga allkirjastatud dokumente võib pidada Docusigniga juriidiliselt samaväärseks ning veelgi enam, ületades Docusigni e-allkirja vastavustasemeid Baltikumis. Lisaks vastavad nüüd meie lepinguhalduse funktsioonid juba väikeste meeskondade vajadustele. Koostöö funktsioonide täiustamine, et need oleksid vastavuses ka suuremate meeskondade vajadustega, on üks meie 2023. aasta põhieesmärke.
Järgnevalt anname ülevaate meie tootearenduse kõige märkimisväärsematest edusammudest, püüdes hõlmata kõiki olulisi uuendusi, mis on seotud allkirjastamise, dokumentide loomise ja meeskondade koostööga.
1. Täiustatud digitaalne allkirjastamine
Aasta jooksul tegime Agrello platvormil allkirjastamisvoos ja -meetodites mitmeid olulisi muudatusi ja täiustusi – tutvustasime kvalifitseeritud allkirja, PDF-i allkirja ja dokumendi allkirjastamist ilma platvormile sisse logimata.
Kvalifitseeritud e-allkirjastamine Balti riikides
Kvalifitseeritud elektroonilised allkirjad omavad Euroopa Liidus samasugust juriidilist kaalu kui käsitsi kirjutatud allkirjad. See on kõrgeim võimalik tunnustus, mida saab elektroonilisele allkirjale omistada. Aasta alguses oli meie peamine fookus suunatud Smart-ID ja Mobiil-ID ühendamisele Agrello platvormiga, võimaldades nii pea 4 millionil Balti riikide Smart-ID ja Mobiil-ID kasutajal anda Agrello platvormil kvalifitseeritud e-allkirju. Kvalifitseeritud allkirjade kohta saad rohkem lugeda siit.
PDF-i allkirjastamine
PDF-vormingu kasutamine muudab allkirja asukoha määramise dokumendis lihtsamaks. Enam ei pea dokumendis määrama allkirjakohti konkreetsete {{sig_}}-siltidega. Lihtsalt avage fail redigeerimiseks ja seejärel joonistage dokumendis koht, kuhu soovite allkirjad panna.
Lisaks on nüüdsest Smart-ID või Mobiil-ID-ga antud kvalifitseeritud elektroonilised allkirjad toetatud ka PDF-faili sees. See tagab võimaluse täita kõrgeimaid elektroonilise allkirjastamise standardeid.
Allkirjastamine platvormile sisse logimiseta
Sisselogimiseta allkirjastamise võimaldamise mõte oli pakkuda võimalust allkirjastada dokumenti ka ilma Agrello platvormile sisse logimata või spetsiaalselt selle jaoks kontot loomata. See on oluline uuendus, mis on peamiselt suunatud neile, kes saavad kutse dokumendi allkirjastamiseks, kuid kellel pole veel Agrello kontot. Nüüd võite olla kindel, et dokumendi allkirjastajatel ei teki probleeme ja dokument allkirjastatakse õigeaegselt. Dokumenti on võimalik allkirjastada kasutades Agrello allkirja, Smart-ID või Mobiil-ID rakendust ning seda saab teha nüüd ilma sisse logimata.
2. Mugavam lepingute loomine
Agrello lepingupõhjad
Teine oluline täiustus, mis muudab lepingute loomise palju mugavamaks ja vähendab inimlike eksimuste tekkimise võimalust, on Agrello lepingupõhjad. Kuna enamik lepinguid koostatakse endiselt Microsoft Wordis, siis meie lahendus aitab teil olemasolevad põhjad uuele tasemele viia, kasutades lihtsalt loogelisi sulgusid. Kõik Wordi dokumendis märgitud väljad kuvatakse pärast selle Agrello platvormile üleslaadimist täidetavate väljadena. Need väljad saab täita lepingu koostaja või määrata need hoopis täitmiseks vastaspoolele. Seega pole enam vajaliku info kogumiseks vaja dokumenti edasi-tagasi e-posti teel saata. Kõik see aitab kokku hoida uute lepingute koostamisele kuluvat aega.
Dokumentide hulgiloomine
Hulgiloomine on mugav olukorras, kus teil on sama dokumendipõhi, milles iga allkirjastaja jaoks muutuvad vaid mõned parameetrid. Kui olete põhja üles laadinud Agrello platvormile, siis nüüd saate selle abil automaatselt luua hulgaliselt dokumente. Lisaks saab lepingutes täidetavaid välju automaatselt eeltäita, importides olemasolevad andmed Microsoft Excelist. See vähendab oluliselt korduvate dokumentide loomiseks kuluvat aega. Hulgiloomine pakub sujuvat lahendust mistahes suurusega ettevõtetele - kas teil on vaja saada nõusolekut uuendatud tingimustele tuhandetelt klientidelt või kinnitust sisekorraeeskirjale sadadelt töötajatelt. Lisateavet selle suurepärase funktsiooni kasutamise kohta leiad siit.
Kohandatud märkmed ja dokumentide meeldetuletused
Selles kiires maailmas vajame digitaalseid tööriistu, mis meid toetaksid ja meie elu lihtsamaks muudaksid. Seetõttu võtsime kasutusele kohandatud märkmete ja meeldetuletuste funktsiooni. Kohandatud märkmed võimaldavad teil lisada sõnumi enne allkirjastamiskutse saatmist. See vähendab segadust, andes vastaspoolele kiire ülevaate sellest, millele ja miks nad peavad alla kirjutama. Seades endale meeldetuletusi lepingust tulenevate oluliste kohustuste või tähtaegade kohta, ei unune sul kunagi ükski oluline tegevus ja sinu asjaajamine kulgeb sujuvalt.
3. Sujuvam koostöö
Agrello kõige olulisemat koostööfunktsiooni nimetatakse team space’iks ehk jagatud kaustadeks - see on digitaalne tööruum, kus teie meeskond saab dokumentide ja lepingute kallal mugavalt koostööd teha. Sel aastal tutvustasime korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsiooni jagatud kaustades. Järgmisel aastal teevad team space’id läbi veelgi suurema muutuse, kuid sellest räägime lähemalt tulevikus.
Parem ülevaade kõigile
Efektiivsemaks ja sujuvamaks tööks on oluline veenduda, et teie meeskond on kõige vajalikuga kursis. Kutsudes kõiki lepingute ettevalmistamisega seotud kolleege Agrello jagatud kaustadesse, saate tagada neile juurdepääsu jagatud dokumendipõhjadele ja anda ülevaate asjakohastest lepingutest. Lepingute õigeaegne sõlmimine on oluline - ülevaade lepingute allkirjastamise staatuse järgi annab kogu meeskonnale selge pildi sellest, millised lepingud on juba sõlmitud ja millised vajavad veel tähelepanu.
Jagatud dokumendipõhjad
Käesoleva aasta alguses tutvustasime Agrello lepingupõhjasid. See funktsionaalsus võeti väga hästi vastu ning seetõttu oli meie järgmiseks sammuks jagatud dokumendipõhjade kasutuselevõtt meeskondadele. Üks või mitu meeskonna liiget saavad dokumendipõhjad ette valmistada ja need siis jagatud kausta üles laadida. Seejärel saavad kõik redigeerimisõigusega kausta liikmed seda põhja kasutada uute lepingute loomiseks. Toome näite - ettevõtte jurist valmistab dokumendipõhjad ette. Seejärel saab müügimeeskond juba iseseisvalt neid põhjasid kasutada uute lepingute loomiseks, vajamata enam selleks juristi abi ning hoides kokku nii kõigi aega. Kindel koht oluliste lepingupõhjade hoidmiseks ja võimalus nende abil koheselt uusi lepinguid luua säästab palju aega, sest õige lepingupõhja leidmiseks ei ole enam vaja seda mitmetest erinevatest kaustadest otsida.
Sellised olid meie aasta tipphetked. Eelkõige tahaksime tänada meie suurepärast meeskonda, et nad tulevad alati toime kõigi raskuste ja takistustega ning nende märkimisväärse panuse eest e-allkirjastamise ja lepinguhalduse kõigi jaoks lihtsamaks muutmisesse. Meie missioon jätkub ka tuleval aastal!
Soovime kõigile rahulikke jõule ja ilusat uut aastat!
