Me kõik teame, et millegi uue õppimine võib olla aeganõudev ning paras väljakutse. Veelgi keerulisem on muudatuste sisseviimine suuremas tiimis, kus igaühel on oma harjumused ning tõekspidamised. Muudatused on aga tihti vajalikud, sest olemasolevast protsessist saab pikema aja jooksul arengu pidur.
Dokumentidega töötamises toimusid suuremad muudatused siis, kui kõik muutus digitaalseks. Tänaseks oleme sellega suuresti juba harjunud ning digitaalne asjaajamine on uus normaalsus, sealhulgas ka digitaalne allkirjastamine. Tihtipeale juhtub aga nii, et esialgne innovatsioon pidurdub ning järgmiste uuenduste kasutuselevõtt on järjest vaevalisem.
Seekord jagame suuremaid väljakutseid ja mõttekohti, millega meeskonnad uute tööriistade kasutusele võtmisel kokku puutuvad.
Probleem peab olema piisavalt põletav
Uut tööriista hakatakse otsima enamasti siis, kui tekkinud on piisavalt suur probleem ning vaja on lahendust. Näiteks mingi ülesande täitmine võtab liiga palju inimressurssi või protsess ei ole optimaalne. Lepingute sõlmimisel on peamiseks probleemiks nende ettevalmistamisele kuluv aeg. Kui lepingute sõlmimist on palju ning seda on vaja teha copy-paste meetodil ühele ja samale lepingupõhjale, tundub sellise ülesande korduv täitmine ka töötajale demotiveeriv.
Probleemi olemasolust saavad kiiremini aru need, kellel on kasutusel mõni tööaja mõõtmise töörist, näiteks Uku või Toggl. Kui lepingute ettevalmistamisele kuluv aeg on ebamõistlikult suur, tuleb mõelda parematele lahendustele.
Agrello võimaldab olemasolevate lepingupõhjade muutmist korduvkasutatavateks lepingupõhjadeks ning korraga saab allkirjastamiseks ette valmistada ka hulgaliselt lepinguid. Nii võib kokku hoida muljetavalda arvu väärtuslikke tunde.
Tööriistu on liiga palju
Tänapäeval on iga asja jaoks turul mitmeid erinevaid digitaalseid tööriistu. Dokumentide ettevalmistamiseks kasutatakse endiselt kõige enam Microsoft Wordi, kuid muude ülesannete jaoks on olemas palju veebipõhiseid tööriistu. Näiteks dokumente saab hoiustada Google Drive’is või Dropboxis, meeskonna suhtlus käib Slackis või Teamsis ja müügiprotsesse hallatakse Pipedrive’is või mõnes muus CRM tööriistas.
Iga ettevõte valib välja enda jaoks sobivamad ning tekib kindel töövoog. Kuna tööriistu on kasutusel suhteliselt palju, siis nende vahel orienteerumine ning uue kasutusele võtmine võib olla tülikas. Seetõttu on oluline, et kasutatavad tööriistad oleksid lihtsad ja mugavad ning nende õppimine ei nõuaks liiga suurt pingutust. Eriti efektiivne on see, kui erinevaid tööriistu saab omavahel ühendada.
Agrello saad läbi Zapieri integratsioonide ühendada praktiliselt kõikide oma veebitööriistadega, näiteks Pipedrive’i, Google Formsi või Google Drive’ga. Samuti on kasulik, kui üks tööriist katab mitu erinevat protsessi osa. Agelloga saab kaetud pea kogu lepingu sõlmimisega seotud töövoog ning seda kõike on võimalik teha koos oma meeskonnaga läbi jagatud kaustade.
Oluline on aktiivse eestvedaja olemasolu
Muutused on tihti keerulised ning nende elluviimiseks on vaja aktiivset ja kindlameelset eestvedajat. Olgu selleks siis tegevjuht, tiimijuht või mõni ambitsioonikas töötaja, kes otsib võimalusi, kuidas oma tööd efektiivsemalt teha. Oluline on muuta mõtteviisi, et uued asjad on alati keerulised ja ebamugavad ning asendada see valmidusega eksperimenteerimiseks.
Dokumentide allkirjastamise juures on oluline mõelda ka oma vastaspoolele ning sellele, et allkirjastamine oleks nende jaoks võimalikult lihtne ja kiire. Isegi kui suuremad partnerid suunavad sind neile sobivasse keskkonda lepinguid allkirjastama, võid teinekord eestvedajana neile mõnda mugavamat lahendust tutvustada. Kui see ka ei õnnestu, tasub teises keskkonnas allkirjastatud dokumendid sellest hoolimata Agrellosse hoiustamise eesmärgil üles laadida.
Mistahes väljakutseid tuleb teie tiimil ületada, Agrello on lepingute valdkonnas usaldusväärne partner. Võta meiega personaalselt ühendust ning aitame paika sättida kõige efektiivsemad protsessid vastavalt sinu ettevõtte vajadustele.
