Kuidas uuendada 300 lepingut ilma liigse manuaalse pingutuseta?

AS Smarten Logistics on suurim Eesti kapitalil põhinev kolmanda osapoole (3PL) logistika teenusepakkuja. See on pika ajalooga ettevõte, mis on asutatud 30 aastat tagasi ning hetkeseisuga töötab seal üle 300 töötaja. Sellise töötajate mahu juures tuleb töölepingute sõlmimist ja uuendamist päris tihti ette ning kõike seda ei ole mõistlik manuaalselt teha. Mitmetele lepingutega seotud väljakutsetele leiti lahendus läbi Agrello platvormi, mida on aktiivselt kasutatud alates 2022. detsembrist. Vestlesime Agrello kasutamisest ja juurutamisest Smarteni personaliosakonna juhi, Mari-Liis Kreemiga.

Kuidas Smarten Logistic kasutab Agrellot oma lepingute haldamiseks

Väljakutsed

Laotöö iseloomust tingituna on logistika valdkonnas tihti suur kaadri voolavus, mistõttu on lepingute ettevalmistamine personaliosakonnas igapäevane tööülesanne. Näiteks suvisel ajal, kui on müükide tipphooaeg, on Smartenis tööl täiendavat lisatööjõudu ning põhiliseks murekohaks see, et lepingute ettevalmistamisele kulus liiga palju aega.

Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.

Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.

Lahendused

Jooksvalt uute töölepingute sõlmimiseks kasutab täna Smarten Logistics Agrello korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsionaalsust. Kuna ettevõttel on mitu varianti töölepingutest, siis on Agrellosse üles laetud 6-7 erinevat lepingupõhja. Kaks personalispetsialisti tegelevad töölepingute ettevalmistamisega ning personaliosakonna juht allkirjastab dokumendid.

Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.

Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.

“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.

Summary

Kokkuvõte

Kokkuvõttes on Smarten Logistics AS Agrello kasutamisega väga rahul. Eriti lihtsustab see standardsete lepingute ettevalmistamist. Allkirjastamise protsess on mugav ning ülevaade kõigist dokumentidest lihtne ja selge. Massilist dokumentide uuendamist ei soovinud Mari-Liis Kreem ilma Agrello abita isegi ette kujutada, sest selline manuaalne töö naelutaks terve personaliosakonna nädalaks arvutite taha lepinguid ette valmistama.

Agrellol on üle maailma 90 000+ kasutajat

Agrello eesmärgiks on pakkuda lahendust dokumentide digitaalseks allkirjastamiseks, mis oleks hõlpsasti kasutatav igaühele. Meie platvormi abil muutub sinu dokumendihaldus selgeks ja lihtsaks. Just lihtsus, kasutajamugavus ja kiirus on need peamised omadused, mis on tänaseks võitnud tuhandete inimeste südamed erinevates riikides üle maailma.
Võta meiega ühendust

Want to know more before starting?

You can discover Agrello for yourself by creating a trial account. To make sure you don't miss anything, get in touch with us and we'll show you how our contract management platform saves you time, money and administrative efforts. This way you can focus on what you do best.
Get in touch