Väljakutsed
Laotöö iseloomust tingituna on logistika valdkonnas tihti suur kaadri voolavus, mistõttu on lepingute ettevalmistamine personaliosakonnas igapäevane tööülesanne. Näiteks suvisel ajal, kui on müükide tipphooaeg, on Smartenis tööl täiendavat lisatööjõudu ning põhiliseks murekohaks see, et lepingute ettevalmistamisele kulus liiga palju aega.
Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.
Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.
Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.
Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.
Lahendused
Jooksvalt uute töölepingute sõlmimiseks kasutab täna Smarten Logistics Agrello korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsionaalsust. Kuna ettevõttel on mitu varianti töölepingutest, siis on Agrellosse üles laetud 6-7 erinevat lepingupõhja. Kaks personalispetsialisti tegelevad töölepingute ettevalmistamisega ning personaliosakonna juht allkirjastab dokumendid.
Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.
Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.
“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.
Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.
Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.
“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.
Kokkuvõttes on Smarten Logistics AS Agrello kasutamisega väga rahul. Eriti lihtsustab see standardsete lepingute ettevalmistamist. Allkirjastamise protsess on mugav ning ülevaade kõigist dokumentidest lihtne ja selge. Massilist dokumentide uuendamist ei soovinud Mari-Liis Kreem ilma Agrello abita isegi ette kujutada, sest selline manuaalne töö naelutaks terve personaliosakonna nädalaks arvutite taha lepinguid ette valmistama.
Küsimused
- Kui kaua te olete Agrellot juba kasutanud? Aktiivselt kuskil detsembrist
- Milliseid lepinguid te Agrellos haldate? Kas ainult töölepingud, lepingu lisad? ametijuhendid? Ainult töölepinguid. Ametijuhendeid sinna ei pane, tulevikus lisame sinna.
- Kui sageli tuleb töölepingutega tegeleda? Kas töö iseloomust olenevalt on kaadri voolavus suur? Kas on iga-aastane palgaülevaatus ja massiline uuendamine? Igapäevaselt tuleb töölepingutega tööd ette. Me kasutame uute lepingute sõlmimiseks template’i funktsionaalsust. Allkirjastada tuleb ka leingu muudatused ja lõpetamised. Personalispetsialistid valmistavad ette ja team allkirjastavad.
- Kuidas lepingute ettevalmistamine varem välja nägi? Mis oli kõige suurem murekoht mida oli vaja lahendada? Tegelikult sai asi alguse hoopis teisest asjast, eriti suvehooajal on väga palju lisatööjõudu ja mured mida oli vaja lahendada on see et praegune personalihaldustarkvara ei võimalda lepinguid luua. Kui tulevikus see funktsionaalsus tuleb, siis vaatavad edasi. Lähiajal seda tulemas ei ole. Mure oli et saaks võimalikult lihtsalt oma tööd teha. Teine mure allkirjastamine - suvekuudel ajutine tööjõud, 20-30 lepingut kuus ning nende allkirjastamine ja edasi-tagasi saatmine ja allkirjastamine. Pidada järge et kõik oleks allkirjastatud ja siis salvestada neid õigesse kaustadesse. Axapta.
- Kuidas nüüd peale Agrello kasutamist ettevalmistamine käib? Mismoodi nad Agrellot kasutavad? Milline on ajaline võit võrreldes varasemaga? Kindlasti on ajaline võit, selgus ja ülevaade lepingu staatusest, kelel taga asjad seisavad või on juba allkirjastatud. Praegu on käimas ka suur projekt seoses augustis jõustunud uue töölepingu seadusega, tehakse uued töölepingu redaktsioonid, sest varasemad lepingud on ajast ja arust ning lisadega on seda raske teha. Pigem tehakse uued redaktsioonid ning seda projekti ei kujutaks ilma Agrellota ette. 300 töötajat ikkagi väga suur number. kasutavad mass-loomise lahendust. Erinevaid lepingu template’e on juba 6 ning tasustamise süsteem on keeruline, et peab vaatama. Kuna lepinguvormid on tehtud kakskeelsena, paralleelselt eesti ja vene keel, siis need täidetavad väljad kui nihkuvad järgmisele reale, siis nad kaovad ära. Mõne malliga tuli ikka päris palju pusida ja vormistust jälgida, aga lõpuks said paika ja isegi see pusimine ja kustutamine ei kaalu üles seda varianti kui peaks iga lepingut eraldi Wordis jälle muutma. Peab testima ja see on ikkagi võrreldamatu.
- Kes lepingute ettevalmistamisega tegelevad? Kes allkirjastavad? Kas põhiliselt mobiil-ID/Smart-IDga?
- Mitu lepingupõhja teil Agrellos on?
- Kas on kasutusel mingeid integratsioone Agrelloga? ei ole.
- Millised Agrello funktsionaalsused meeldivad enam? Mis on teie jaoks puudu? Mis on ebamugav? Inimese nime salvestasid dokumendi nimeks, aga tahtsid hiljem muuta ja see oli tüütu. Võiksid olla leheküljenumbrid, et saaks mugavamalt navigeerida lehekülgede vahel. Agrello võiks ära tuvastada, kas tegemist on kontoga või kontota inimesega. Saab kohe allkirjastama minna ja teeb selle ilma sisselogimiseta, aga kui läheb oma kontole, siis need lepingud ei ole tema konto alt nähtavad.
- 2 spetsialisti toimetavad. Standardsete lepingute allkirjastamiseks on Agrello väga hea lahendus, aga kui räägime mingitest eritingimustest, siis tuleb dokument eraldi ette valmistada. Mass-lepingute produktsioon on väga kasulik ja kui algandmed on korras, siis läheb edasi kiirelt ja lihtsalt. Muidu oleks pidanud terve osakonnaga nädal aega neid dokumente wordis ette valmsitama.
- Sooviksid, et toode oleks ka eestikeelne. Neil on ainult eesti ja vene keelsed töötajad peamiselt. Esimene e-mail on ainult inglise keelne, et see võib olla hirmutav. Tegid eraldi teavitustööd oma töötajatele.
- Kokkuvõttes on väga rahul. Team space’id on lepingutüüpide kaupa jaotatud. Ise on tutvustanud veel edasi müügiosakonnale, sekretärile kellel on palju majasiseseid dokumente vaja teha. Neil ei ole traditsiooniline müügiosakond, sõlmitakse üks leping mis püsib aastaid.
